Serahkan Pada Ahlinya

Pimpinan Proyek sering berada di bawah tekanan untuk menampilkan kinerja yang prima, karena itu sering tergoda untuk melakukan sendiri tugas proyek, biasanya terjadi ketika para anggota tim tidak menyatu. Kita harus belajar menghindari godaan ini karena dua alasan. Pertama, kita bukan orang yang mengetahui segalanya, tim dibentuk karena perusahaan percaya bahwa pencapaian tujuan atau pemecahan masalah tertentu dilakukan paling baik dengan mengumpulkan orang orang yang memiliki kemampuan dan sudut pandang yang berbeda-beda. Kedua, orang-orang bergabung dalam suatu tim dengan harapan mereka berada di sana untuk suatu alasan, bahwa pengetahuan, pengalaman atau keahlian mereka dapat membantu tim tersebut meraih sukses. Jika peluang untuk memberi kontribusi diabaikan, mereka akan merasa dicurangi.

Menemukan keseimbangan yang tepat antara membiarkan orang-orang untuk tumbuh dalam keahlian mereka sendiri dan melangkah masuk untuk menghindari penundaan yang dapat merusak atau untuk menghindari jalan yang salah adalah hal-hal yang sulit yang harus dilakukan oleh manajer proyek. Anda dapat melangkah secara tepat dengan membiarkan orang-orang mengembangkan perasaan memiliki sejak awal. Buatlah anggota tim kita berpartisipasi dalam membentuk jangkauan dan definisi proyek (dalam bernegosiasi dengan sponsor tentu saja).

Seiring dengan kemajuan proyek, kita harus mengambil keputusan bersama sebanyak mungkin, sejauh masih memungkinkan. Biarkan tim memutuskan kapan rapat diadakan, kembangkan rencana untuk merotasi tanggung jawab rapat, kembangkan aturan dasar untuk berpartisipasi, dan delegasikan tanggung jawab proyek. Biarkan tim memutuskan bagaimana membuat keputusan - kapan konsensus diperlukan, kapan harus mendelegasikan pada seorang ahli, dan sebagainya. Kita berada di sana untuk memastikan tidak ada yang terlewat dan menyediakan bimbingan ketika diperlukan.

Membantu memotivasi tidak sulit dilakukan jika kita mampu :

• Menjelaskan bahwa setiap orang itu penting. Jelaskan pada anggota tim tentang tanggung jawab mereka dan bagaimana tugas setiap orang berkontribusi bagi keberhasilan tim. Akui kontribusi yang mungkin biasanya tidak disadari.
• Menyerahkan pekerjaan pada ahlinya. Hindari godaan untuk melakukan micro management (manajemen mikro). Dengan membiarkan orang lain "bermain lumpur" terkadang memberi mereka rasa percaya diri bahwa mereka dapat menyelesaikan masalah sendiri. Tetapkan tujuan yang luas. Alihkan otoritas pengambilan keputusan sedekat mungkin ke garis depan.
• Mengenali kinerja yang bagus. Tentukan standar kinerja yang tinggi. Dalam rapat tim dan dokumentasi tim apa pun (catatan, papan buletin dan sebagainya), pastikan nama-nama anggota tim yang berkontribusi ditampilkan dengan jelas. Sampaikan kinerja yang baik pada sponsor proyek / manajer.

"Bukanlah ide bagus bagi kita, untuk menjelaskan dan merencanakan pekerjaan proyek sendirian, kemudian menyerahkannya pada para anggota tim untuk dilaksanakan. Mereka akan merasa diharuskan menjalankan rencana kita, bukan rencana mereka, dan kemungkinan besar kinerja mereka akan menjadi buruk."