Kick Off Meeting

Atas nama "kecepatan", ketika memulai suatu proyek, kita mendapatkan tekanan dari berbagai pihak yang memiliki mental "Langsung Kerja Saja !” dan meremehkan pentingnya seremoni rapat pembukaan (kick off meeting). Sebagai manjer proyek, kita harus punya keyakinan, bahwa kick off meeting tetap harus dilakukan karena bermanfaat untuk keberhasilan proyek, antara lain :

Pertama, rapat resmi akan memberi sinyal keseluruh perusahaan bahwa proyek ini didukung oleh manajemen, sehingga layak mendapatkan dukungan penuh dari seluruh staf. Kedua, hal itu memberi peluang bagi tim untuk mereview (atau mengembangkan) kontrak proyek, selain penjelasan resmi tentang tujuan proyek akan membentuk tim yang efektif. Ketiga, memberi peluang kepada tim untuk berinteraksi dengan manajemen dan membina hubungan yang nantinya dapat membantu dalam proyek. Keempat, memberi peluang pada tim untuk memutuskan bagaimana mereka akan bekerja. Terakhir, hal itu memberi peluang pada anggota tim untuk saling mengenal secara pribadi dalam situasi santai.

Singkatnya, kick off meeting yang dikelola dengan baik, akan membantu memastika bahwa setiap orang memulai proyek pada titik yang sama dan berjalan menuju arah yang dipahami bersama. Kegagalan dalam memahami harapan manajemen adalah salah satu penyebab terbesar gagalnya suatu proyek. Sebaliknya, jika kita dorong agar setiap anggota tim memiliki waktu untuk membina hubungan antar mereka dan juga dengan manajemen, akan menghasilkan manfaat ketika tim tersebut melewati masa-masa sulit yang umum dihadapi saat melaksanakan proyek.

Agar kick off meeting berhasil, kita harus :

• Mengenali pemangku kepentingan yang harus hadir. Kita harus mengundang anggota tim berikut personil kunci di manajemen yang bertanggung jawab terhadap produk yang dihasilkan proyek. Tergantung dari jenis proyeknya, kita mungkin perlu mengundang karyawan yang bidang kerjanya terkena dampak dari proyek dan/atau yang kebutuhannya akan kita penuhi.
• Rencanakan presentasi manajemen. Tentu saja, kita dapat dapat menyampaikan apa yang kita ketahui tentang kebutuhan manajemen pada anggota tim. Tetapi, akan lebih mantap untuk menekankan komitmen, jika disampaikan langsung oleh seorang manajer. 
• Gunakan waktu secara efektif. Rapat pertama ini akan sangat memengaruhi rapat-rapat mendatang. Gunakan alat-alat bantu rapat—agenda, flip, chart, metode diskusi, dan sebagainya—untuk memastikan waktu sudah digunakan dengan baik.

"Kick off meeting harus didorong untuk menyemangati Tim dan jika berhasil dengan segera memperat hubungan antar personil"