Susun Rencana Proyek

Salah satu tanggung jawab seorang project manager adalah mengatur secara aktif bagaimana proyek diselesaikan. Kemampuan kita untuk proaktif agar proyek tetap pada jalurnya, memungkinkan kita untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan tepat biaya.

Landasan untuk manajemen yang proaktif adalah disusunnya sebuah rencana proyek (project plan) yang menjabarkan harapan yang ditetapkan bersama. Dokumen tertulis project plan itu, bisa menjadi alat bantu komunikasi dan pembelajaran. Ketika tim melupakan apa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap komitmen tertentu, kita bisa mengacu pada dokumen tertulis yang sudah disusun. Dengan project plan, kita bisa mengetahui sumber daya yang dibutuhkan dan kapan diperlukannya. Anggota tim juga dapat mengatur pekerjaan mereka sendiri, karena mengetahui persis apa yang diharapkan dari mereka. Rencana proyek juga memudahkan anda untuk membandingkan rencana dengan realitas yang dihadapi, sehingga kita dapat membuat penyesuaian yang diperlukan, juga pembelajaran sehingga rencana ke depan disusun dengan lebih realistis.

Untuk proyek yang singkat, dan melibatkan tim yang kecil, rencana tertulis tersebut dapat dilakukan secara sederhana. Gunakan Gantt Chart yang dapat menggambarkan aktifitas-aktifitas utama dan kerangka waktunya, juga informasi siapa yang bertanggung jawab terhadap aktifitas tersebut. Proyek yang lebih kompleks membutuhkan alat bantu perencanaan yang lebih rumit, frekuensi penyusunan jadwal yang lebih tinggi dan perangkat lunak khusus untuk mencatat aktifitas yang sudah selesai, perubahan sumber daya atau informasi baru yang menyebabkan perubahan rencana.

Bagaimana menyusun rencana proyek yang bermanfaat :

• Mulai dengan diagram jaringan.  Mengenali berbagai aktifitas proyek dan hubungan satu dengan lainnya, bukan hanya urutan penyelesaiannya (tugas apa yang dijelankan pertama, kedua dst), tetap juga ketergantungan nya dengan tugas lainnya (tugas apa yang bisa dimulai, kalau tugas lain sudah selesai).
• Susun rencana pengendalian. Perkirakan durasi semua tugas yang ada dalam diagram jaringan, setelah menilai ketergantungan, tambahkan kerangka waktu yang memuat tanggal spesifik tentang kapan aktifitas dimulai dan diakhiri. Dengan cara ini, kita dapat mengendalikan jadwal kerja.
• Kenali jalur kritis. Jika mungkin, kita gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengenali rangkaian tugas yang saling berhubungan dimana, dimana jika ada keterlambatan pada satu tugas, akan menyebabkan penyelesaian proyek menjadi mundur.

"Keluaran utama dari bagian proses perencanaan ini adalah jadwal seluruh aktivitas berdasarkan kerangka waktu yang akan digunakan oleh tim, sebagai peta untuk melaksanakan pekerjaan dan akan digunakan untuk memastikan pekerjaan itu selesai tepat waktu"