Terdapat celah mendasar antara tingkat kepastian yang diharapkan manajernen dan ketidakpastian yang melekat pada proyek. Di satu sisi, manajemen ingin membuat keputusan yang baik tentang cara menginvestasikan sumberdaya berharga. Di sisi lain, alasan diluncurkannya sebuah proyek adalah penyampaian suatu kebutuhan atau masalah yang cara penyampaiannya masih belum diketahui oleh perusahaan Anda.
Jadi, bagaimana mungkin Anda memberikan kepastian tanpa berkomitmen pada tujuan, target, anggaran, dan sebagainya, yang men jadi tidak berguna justru ketika Anda mengetahui lebih banyak? Melakukan hal ini dapat menjadi salah satu poin tersulit dalam proyek mana pun.
Sebagian solusi terletak pada pengembangan mentalitas “fase”, di mana rencana dan perkiraan Anda dibagi menurut fase proyek sehingga tingkat ketidakpastian akan meningkat seiring dengan lebih jauh Anda mengerjakan proyek terscbut.
Misalnya. pada awalnya, Anda lumayan yakin tentang investasi (waktu, uang) yang diperlukan untuk membentuk tim, mengadakan rapat pertama, dan melakukan eksplorasi awal. Karena Anda tidak mengetahui hasil yang akan muncul dan eksplorasi itu, Anda merasa tidak pasti tentang apa-apa yang dibutuhkan untuk membuat solusi, dan biaya dan semua solusi itu. Setelah Anda menyelesaikan eksplorasi awal, Anda akan mendapat gambaran yang jauh lebih jelas tenting solusi macam apa yang Anda perlu selidiki dan sumberdaya apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan penyelidikan itu.
Untuk mengarahkan Anda inelewati ketidakpastian awal, tetapi menghindar dan anggapan tidak kompeten:
Cocokkan detail rencanan dengan tingkat ketidakpastian. Sederhanakan rancangan pertama jadwal dan anggaran Anda. Bagilah pengaturan waktu dan anggaran berdasarkan fase-fase proyek. Ini juga berlaku untuk grafik. Hindari rencana atau grafik yang mengindikasikan tingkat pengetahuan yang Iebih tinggi daripada yang Anda miliki saat itu.
Ciptakan jangkauan. Semakin Anda merasa tidak pasti, semakin lebar jangkauan perkiraan Anda. Semakin banyak yang Anda pelajari, semakin persis Anda dapat memproyeksikan masa depan dan semakin Anda dapat mempersempit perkiraan Anda.
Jadwalkan rapat “persetujuan fase”. Bekerjasamalah dengan manajemen untuk memutuskan kapan mereka ingin meninjau proyek. Pastikan mereka mengerti bahwa setiap persetujuan hanya menyinggung kapan fase berikut selesai. Jadi, persetujuan fase pertama mungkin berarti, “Selidiki masalah mi, lalu temui kami lagi.” Persetujuan fase kedua mungkin berarti, “Kerjakan solusi ini , lalu temui kami lagi.”
Tingkatkan detail pada semua dokumen anda harus mencerminkan tingkat pengetahuan dan kepastian Anda.
No comments:
Post a Comment