Apa kebutuhan sebenarnya?

Saat proyek dimulai, sudah sewajarnya kita punya gambaran bagaimana proyek akan diselesaikan (beginning with the end on mind). Seiring berjalannya waktu, kita akan menghadapi kenyataan bahwa proyek mengandung ketidak pastian (involve uncertainty) sehinga munculnya masalah tak terduga. Seringkali kebutuhan pengguna, berbeda dengan apa yang telah dipikirkan anggota tim.

Sebagai manajer proyek kita harus memilih : meneruskan rencana semula atau mengubah rencana sesuai kenyataan yang dihadapi. Organisasi yang berhasil, kebanyakan memilih yang kedua. Mereka sadar bahwa dengan memecahkan kebutuhan sebenarnya - masalah yang paling mendasar - akan memberi manfaat yang jauh lebih besar dalam jangka panjang.

Cukup sulit untuk mengenali kebutuhan sebenarnya. Seringkali suatu proyek didefinisikan sebagai solusi bukan sebagai kebutuhan yang harus dipenuhi. Contohnya "memasang lini produksi baru" adalah solusi atas kebutuhan sebenarnya dari "memenuhi kebutuhan pengiriman produk pada pelanggan". Agar efektif, sebagai pimpro, kita harus selalu memahami kebutuhan sebenarnya, karena mungkin saja kita menemukan cara lain dalam memenuhi kebutuhan itu dengan lebih cepat, lebih murah, lebih efisien dan seterusnya, daripada solusi semula. Perusahaan akan senang jika timnya dapat bekerja dua kali lebih cepat tanpa memasang lini produksi baru.

Jika ada usulan solusi, coba ajukan pertanyaan ini pada sejumlah orang : "Mengapa ?" Mengapa proyek itu digambarkan seperti ini? Apa masalah yang coba dipecahkan orang-orang? Pada area mana kinerja tidak mencapai tujuan?

Terkadang pertanyaan-pertanyaan itu beresiko, khususnya pada organisasi di mana data masih belum banyak berperan. Manajer yang mendukung usulan proyek mungkin bertanya-tanya apakah Anda meragukan keputusan yang diambilnya. Atau sebagaian orang mungkin menyangka Anda sedang mengulur waktu.

Untuk mengenali kebutuhan yang sebenarnya dengan mudah, kita perlu  :

• Menyusun dokumen untuk mengenal masalah atau peluang. Gambarkan kesenjangan antara tingkat kinerja sekarang dan dimana seharusnya kita berada. Susunlah daftar pengaruh atas celah ini, termasuk dampaknya pada orang-orang di dalam dan diluar perusahaan. Deskripsikan resiko jika celah tersebut diabaikan dan keuntungan jika celah tersebut diselesaikan.
• Membagikan dokumen tersebut. Gunakan dokumentasi itu sebagai dasar untuk berdiskusi dengan manajer fungsional yang mendukung proyek. Tunjukkan dokumentasi itu sebagai interpretasi kita akan keadaan sekarang dan mintalah masukan serta penjelasan.
• Dapatkan izin untuk berfokus pada kebutuhan sebenarnya. Jika kita terus melangkah tanpa persetujuan, kinerja kita mungkin akan memburuk karena kita tidak mencapai tujuan proyek semula.

"Kita tak akan tahu apakah kita sudah memenuhi kebutuhan sebenarnya, kecuali kita tahu apa kebutuhan itu"