Stop Proyek Tak Berguna

Sebagian besar tujuan proyek adalah mencapai hasil bisnis, yakni mendapatkan manfaat dari investasi yang ditanamkan. Namun, seringkali manajemen berdiam diri, membiarkan proyek yang telah disetujui, berjalan terus tanpa ada evaluasi terhadap perkiraan nilai akhirnya. Hasilnya terkadang proyek yang tak menguntungkan, diteruskan sampai selesai sehingga mengakibatkan kesia-siaan biaya dan waktu.

Mentalitas ketakutan mengevaluasi, sangat membahayakan, karena berbagai hal dapat berubah selama proyek berlangsung. Contohnya, mungkin tim proyek menemukan, bahwa dibutuhkan waktu atau biaya dua kali lebih banyak untuk mencapai target keuntungan, solusinya mungkin hanya akan berpengaruh pada satu segmen pelanggan, perubahan kebutuhan pelanggan, atau kita menjumpai peluang yang lebih besar.

Dalam jangka panjang, perusahaan kita menjadi lebih baik dalam jangka panjang, jika dilakukan review meeting untuk mengevaluasi kembali rencana bisnis proyek tersebut. Itu berarti melakukan penilaian ulang secara lengkap seluruh investasi (waktu, uang, karyawan, peralatan, materi, dan lain-lain) dan seluruh manfaat bisnis yang diperoleh (kepuasan pelanggan, penetrasi pasar yang meningkat, pendapatan yang lebih tinggi, limbah berkurang, turunnya biaya operasional dan sebagainya). Review harus muncul dalam setiap tahap utama proyek: setelah analisis kebutuhan, setelah pengumpulan data, setelah penetapan solusi, dan sebelum implementasi penuh.

Untuk memaksimalkan manfaat dari investasi proyek yang dilakukan, maka :

• Waspadai perubahan penting. Adalah kesalahan jika berasumsi bahwa perkiraan hasil di awal proyek, sama dengan akhirnya. Jangan lupa bahwa proyek selalu mengandung ketidak pastian, terkadang ada perubahan kebijakan bisnis, sehingga sangatlah wajar ada penyesuaian terhadap rencana awal proyek.  Perlu dilakukan evaluasi ulang ketahanan ekonomis dari setiap proyek secara berkala.
• Hindari istilah kegagalan. Di banyak organisasi, penghentian proyek sejak dini dipandang sebagai kegagalan. Sebaliknya, penghentian proyek karena alasan yang tepat itu merupakan kecerdasan manajemen, sehingga memungkinkan untuk mengalihkan sumber daya pada usaha dengan prioritas lebih tinggi. 
• Jangan membiarkan kelembaman. Proyek mungkin menciptakan kelembaman. Diawal proyek, sudah dibangun rasa memiliki pada seluruh tim juga project sponsor, sehingga muncul semangat bahwa “kita harus memperjuangkan proyek ini sampai selesai”. Hargailah perasaan ini, namun kita harus berusaha juga mengungkap kenyataan walau pahit, mencari data benefit cost ratio nya, sehingga memiliki alasan yang kuat jika proyek harus dihentikan.

Proyek adalah investasi yang dibuat perusahaan anda, dari mana mereka mengharapkan laba….Investasi kadang memburuk. Dalam beberapa kasus,  suatu proyek harus dihentikan, walaupun dalam kebanyakan kasus tidak.