PO sampai Terima Barang

Ketika perusahaan melakukan pembelian, umumnya sudah mengetahui siapa pemasok (vendor) dan harganya, karena itu bisa menggunakan menu Purchase--> Purchase Order, untuk menangani proses tersebut.

Namun selain itu, Purchase Order bisa dibuat melalui Request for quotation terlebih dahulu, untuk meminta penawaran harga dari pemasok. Atau kalau perlu perbandingan, maka dilakukan lelang dengan cara mengirimkan permintaan harga ke beberapa vendor sekaligus.

Setiap pembelian di Odoo, selalu menggunakan Purchase Order. Purchase Order akan digunakan untuk membuat tagihan. Tergantung dari kontrak, pembayaran dilakukan sebelum atau setelah penerimaan barang.

Buat purchase order


Mencatat Tagihan, Pembayaran dan Terima Barang

- bayar setelah terima barang
- bayar uang muka

Modul Pembelian

PEMBELIAN

1. PO sampai Terima Barang
2. Perbedaan satuan
3. Satu Produk, Beberapa Pemasok
4. Permintaan Penawaran Harga
5. Tagihan Pemasok
6. Penerimaan Barang
7. Pembatalan Pembelian
8. Persetujuan Pembelian
9. Analisa Kinerja Pemasok
10. Lelang
11. Pemasok Kirim ke Pengguna

PO sampai Terima Barang

Ketika perusahaan melakukan pembelian, umumnya sudah mengetahui siapa pemasok (vendor) dan harganya, karena itu bisa menggunakan menu Purchase--> Purchase Order, untuk menangani proses tersebut.

Namun selain itu, Purchase Order bisa dibuat melalui Request for quotation terlebih dahulu, untuk meminta penawaran harga dari pemasok. Atau kalau perlu perbandingan, maka dilakukan lelang dengan cara mengirimkan permintaan harga ke beberapa vendor sekaligus.

Setiap pembelian di Odoo, selalu menggunakan Purchase Order. Purchase Order akan digunakan untuk membuat tagihan. Tergantung dari kontrak, pembayaran dilakukan sebelum atau setelah penerimaan barang.

Buat purchase order


Mencatat Tagihan, Pembayaran dan Terima Barang

- bayar setelah terima barang
- bayar uang muka

Studi Kasus : Perusahaan Distributor Makanan

Sebagai contoh implementasi Odoo, dipilih suatu perusahaan dagang imajiner yang bergerak dibidang distribusi makanan.  Makanan adalah barang dagangan yang mudah rusak. Sehingga dalam mengelola rantai pasokannya, perusahaan mengutamakan keamanan pangan (food safety), kualitas pangan (food quality) dan kesinambungan pasokan (sustainability). Oleh karena itu, baik saat penyimpanan maupun pemindahan produk, perusahaan menggunakan sarana pengendalian suhu yang ketat.

PENYIMPANAN PERSEDIAAN

Berbagai kelompok produk disimpan dalam warehouse dengan jenis ruangan  frozen (-20C), chilled (-4C) maupun dry (17C), sesuai dengan persyaratan produk nya. Selain di warehouse, kendaraan angkut barang dagangan juga memiliki kendali suhu yang ketat. Perusahaan memiliki beberapa gudang (multiple warehouse) yang letaknya berjauhan. Setiap gudang terdiri dari beberapa ruangan. Setiap ruangan terdiri dari beberapa rak dengan kolom dan tinggi tertentu untuk menyimpan barang.

Produk yang dibeli dari vendor, ketika diterima di gudang, perlu diperhatikan tanggal kedaluarsanya (expired date). Produk sejenis dengan tanggal kedaluarsa yang sama, disimpan dalam kelompok (lot) tertentu. Dan kemasan produk secara fisik disimpan dalam gudang bisa dalam bentuk box atau palet.

Produk terdiri dari berbagai kategori seperti daging (meat), hasil laut (seafood), makanan kering, bumbu dan lainnya. Produk barang dagangan juga berasal dari berbagai merk baik dalam maupun luar negeri. Satu produk bisa terdiri dari pilihan (variant) baik rasa ataupun jenis.

PEMBELIAN

Pemasok produk (vendor) ada yang lokal dan juga dari mancanegara.  Khusus untuk vendor mancanegara, untuk kesinambungan pasokan, maka perlu dipatuhi peraturan perundangan impor barang serta berbagai bea masuk terkait dengan import. Karena itu perlu diperhitungkan landed cost dalam harga pokok produk yang dijual.

Satuan beli (unit of measure) dari vendor, terkadang berbeda dengan satuan jual ke pelanggan, contohnya daging yang diimport dari USA, satuannya adalah LBS, sedangkan dijual ke pelanggan dengan satuan KG. Proses perubahan dari satuan ke satuan lain, dilakukan otomatis dengan faktor konversi tertentu.

Selain barang dagangan, perusahaan juga mencatat pembelian peralatan kantor. Pembelian peralatan terkadang dilakukan dengan cara lelang (purchase tender), dengan meminta penawaran dari lebih dari satu vendor. Bagian pembelian memiliki beberapa staf yang menginput berbagai penawaran yang masuk, dan penawaran tersebut bisa disetujui menjadi Purchase Order oleh manajer pembelian (purchasing manager).

PENJUALAN

Pelanggan perusahaan dapat dikelompokkan menjadi food services (hotel, restoran, katering - horeka) dan retail (supermarket), karena itu, tim wiraniaga juga terdiri dari tim horeka dan tim retail. Sedangkan wiraniaga yang melayani konsumen langsung (B2C) dimasukkan ke tim ecommerce.

Seorang wiraniaga (salesperson) bisa menangani satu atau lebih pelanggan (customer). Pelanggan yang mengelola restoran misalnya, mungkin memiliki beberapa alamat outlet. Karena itu alamat perusahaan, tagihan dan alamat pengiriman bisa dibeda-bedakan. Dan untuk meningkatkan penjualan, para wiraniaga bisa menerapkan diskon yang berbeda-beda untuk pelanggannya mengacu pada daftar harga katalog produk.

Pengiriman dilakukan sekaligus, jika terdapat kekurangan produk, maka dibuat PO baru dari customer untuk dibuatkan DO tersendiri. Beberapa pesanan (luar kota), bisa dikenakan ongkos kirim.

JARINGAN DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI

Perusahaan memiliki distribution center di beberapa ibukota propinsi. Distribution center merupakan perusahaan dengan kewajiban pelaporan pajak secara mandiri. Jenis barang yang dijual di distribution center sama persis dengan yang tersedia di pusat.

Setiap distribution center memiliki warehouse, dan melakukan proses pembelian, penyimpanan persediaan dan penjualan secara mandiri.

Perusahaan memiliki armada kendaraan yang dilengkapi dengan pengendali suhu. Untuk itu diperlukan pencatatan berbagai biaya pengoperasian armada. Seperti biaya kontrak, leasing, pajak kendaraan, biaya service kendaraan dan lain-lain.

ODOO COMMUNITY MODULES

Perusahaan menginginkan agar Food Supply Chain Management yang dilakukan didukung oleh sistem berbasis internet. Odoo Community ver 10 adalah salah satu perangkat lunak Enterprise Resource Planning yang cocok untuk menangani beragam proses yang dilakukan perusahaan.

Dari studi kasus di atas, maka modul-modul yang perlu diinstall adalah :

1. Accounting & Finance. Modul untuk menangani kegiatan accounting dan finance.
2. Inventory. Modul untuk menangani persediaan di gudang.
3. Purchase Management. Modul pembelian barang 
4. Sales Management. Modul penjualan
5. Fleet Management System. Modul untuk mengelola armada kendaraan
6. Maintenance. Modul untuk mengelola pemeliharaan peralatan gudang maupun kantor.

Sidik, Amanah, Tabligh dan Fathanah

Manajemen proyek memungkinkan terciptanya banyak peluang. Pertama, jika dikelola dengan benar, manajemen proyek akan menghasilkan perubahan positif yang membantu kita sebagai individu, juga akan membantu perusahaan/institusi tempat kita bekerja.  Manajemen proyek bisa menghasilkan pemahaman terhadap beraneka ragam tugas operasional harian suatu organisasi. Manajemen proyek memberi kebebasan dalam mencoba hal baru, mengerjakan tugas baru, dan peluang untuk menguji serta memperluas keahlian. Sukses mengelola proyek seringkali menjadi peluang promosi. 

Seimbang dengan segi positif tersebut, terdapat tantangan bagi semua manajer proyek. Kita harus toleran terhadap ketidakpastian lebih dari bidang pekerjaan lain, peka terhadap situasi politis, dan mengatasi rasa frustasi karena harus bertanggung jawab namun tidak  memiliki otoritas. Resiko besar mengerjakan proyek yang berantakan akan membahayakan bahkan “mematikan” karir kita.

Serial tulisan ini, disusun tidak bermaksud untuk menggurui, namun sekedar berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam ilmu dan seni manajemen proyek. Pengalaman praktis yang terbukti berhasil, akan saya uraikan, juga berbagai kegagalan akan saya ulas agar Anda tidak mengalaminya.

Di jaman edan seperti sekarang ini, budi pekerti sering dipinggirkan, sebagai seorang pimpro yang memiliki banyak kesempatan, jika ikut-ikutan edan rasanya tidak tahan karena masih ada nurani belum lagi resiko hukum. Namun jika tidak ikut dinamika jaman, menjadi tidak kebagian 'kue' yang kita olah sendiri, bahkan terkadang menjadi terpinggirkan. Keadaan semrawut ini mungkin juga menjadi bagian rencana Gusti Allah. Karena itu, rekan-rekan pimpro saya ingatkan, sebahagia-bahagianya orang yang 'lupa', akan lebih bahagia nantinya orang yang "eling" dan tetap "waspada".

Bagaimana agar kita selalu "eling" atau ingat akan tugas dan tanggung jawab kita? Bagaimaian kita dapat selalu "waspada" terhadap cobaan dan godaan yang kerap menghampiri?

Salah satu caranya adalah meniru perilaku Nabi Muhammad. Beliau mempunyai perilaku dan akhlak yang sangat mulia dalam hidup dan kehidupannya.

“Sesungguhnya telah ada pada diri Rasulullah itu suri teladan yang baik bagimu yaitu bagi orang yang mengharap rahmat Allah dan kedatangan hari kiamat dan dia banyak menyebut Allah.” 
(QS Al-Ahzab: 21)

Kerana itu hendaklah kita mempelajari sifat-sifat Baginda yaitu Siddiq, Amanah Tabligh dan Fathonah dan menjadikan acuan dalam mengelola proyek yang sedang kita kerjakan.

SIDDIQ
Siddiq artinya benar. Benar adalah suatu sifat yang mulia yang menghiasi akhlak seseorang yang beriman kepada Allah. Ini merupakan sifat pertama yang wajib dimiliki para Nabi dan Rasul yang dikirim Tuhan ke alam dunia ini bagi membawa wahyu dan agamanya. Pada diri Rasulullah SAW, bukan hanya pemikirannya benar, juga perkataannya benar, malah perbuatannya juga benar.

“Dan tiadalah yang diucapkannya itu (Al-Quran) menurut kemahuan hawa nafsunya. Ucapannya itu tiada lain hanyalah wahyu yang diwahyukan kepadanya.” (QS An-Najm: 4~5)

Jika kita meneladani sifat ini, mustahil kita menjadi pimpinan proyek yang bersifat pembohong, penipu dan sebagainya. Apa yang kita pikirkan, apa yang dikatakan dan itulah yang kita kerjakan untuk proyek kita. Bagaimana menerapkan siddiq di manajemen proyek ?
Menurut kajian saya pribadi, agar bisa menjalankan proyek dengan benar kita harus bisa mendefinisikan "apa" yang akan dikerjakan dan "kapan" pekerjaan itu bisa diselesaikan. Apa yang dikerjakan terkait dengan lingkup pekerjaan (lingkup kegiatan) dan "kapan" bisa diselesaikan sangat terkait dengan manajemen waktu (manajemen waktu).

AMANAH
Amanah artinya benar-benar dapat dipercaya. Jika satu urusan diserahkan kepada Nya, niscaya orang percaya bahawa urusan itu akan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.  Ketika Nabi Muhammad SAW ditawari kerajaan, harta, wanita oleh kaum Quraisy agar beliau meninggalkan tugas ilahinya menyiarkan agama Islam, beliau menjawab:

”Demi Allah…wahai paman, seandainya mereka dapat meletakkan matahari di tangan kanan ku dan bulan di tangan kiri ku agar aku meninggalkan tugas suci ku, maka aku tidak akan meninggalkannya sampai Allah memenangkan (Islam) atau aku hancur karena-Nya”……

Sebagai pimpro, kita harus meneladani sifat Nabi Muhammad, ketika diberi kepercayaan atau amanah untuk mengelola sumber daya keuangan (manajemen biaya) dalam mempersiapkan, merencanakan, melaksanakan, memonitor dan menyelesaikan proyek . Selain itu kita juga mengemban amanah untuk memastikan mutu produk yang dihasilkan, sesuai dengan standar yang disepakati (manajemen kualitas).

TABLIGH
Tabligh artinya menyampaikan. Segala firman Allah yang ditujukan oleh manusia, disampaikan oleh Nabi. Tidak ada yang disembunyikan meski itu menyinggung Nabi.

Kemampuan menyampaikan berbagai hal baik lisan maupun tulisan haruslah dimiliki oleh seorang pimpinan proyek. Pimpro harus mengelola komunikasi terkait status proyek dengan jujur walaupun itu akan terlambat atau anggaran membengkak sehingga menurunkan kinerjanya (manajemen komunikasi). Tiada yang boleh disembunyikan. Banyak proyek gagal karena kegagalan dalam membangun komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. Selain itu seorang pimpro harus mampu menyampaikan hal-hal yang bersifat memberi motivasi, membangun kerja sama tim dan semangat kerja (manajemen personil).

FATHANAH
Artinya Cerdas. Mustahil Nabi itu bodoh atau jahlun. Dalam menyampaikan 6.236 ayat Al Qur’an kemudian menjelaskannya dalam puluhan ribu hadits membutuhkan kecerdasan yang luar biasa.
Nabi harus mampu menjelaskan firman-firman Allah kepada kaumnya sehingga mereka mau masuk ke dalam Islam. Nabi juga harus mampu berdebat dengan orang-orang kafir dengan cara yang sebaik-baiknya.

Sifat Nabi ini perlu kita tiru, karena dalam manajemen proyek, pimpinan proyek harus mengasah kecerdasannya untuk mengatasi berbagai kemungkinan resiko dan menyelesaikan masalah dalam proyek (manajemen resiko). Selain itu, pimpro harus cerdas bernegosiasi ketika perlu mengadakan kerjasama dengan pihak ketiga di luar organisasi (manajemen pengadaan).

Konsep Sidik, Amanah, Tabligh dan Fathanah, yang terpatri di dalam hati seorang manajer proyek, saya yakini, dapat menjadi titik awal untuk mengasah kecerdasan spiritual, sebagai bekal bertahan mencapai tujuan bersama, di tengah situasi yang kompleks dengan anggota tim yang memiliki beragam pola pikir dan kehendak. Semoga bisa menjadi bekal kita dalam menghadapi tantangan manajemen yang unik dan memberikan manfaat besar pada kemampuan kita mengelola suatu hubungan kerja yang mulus dengan banyak orang, baik dari dalam maupun luar organisasi. Dan yang lebih penting, dapat menjaga kita tetap "eling" dan selalu "waspada".

Manajemen proyek yang berlandaskan nilai-nilai spiritual ini, adalah buah perenungan saya ketika mengisi hari-hari yang panjang terkurung dalam kesendirian. Semoga ini berguna, membantu mengembangkan kebijaksanaan yang diperlukan, dalam memposisikan diri kita untuk mencari solusi yang dapat diterima, dan bukannya solusi yang sempurna, karena kesempurnaan adalah milik Allah SWT.

Peran Pimpinan Proyek

Menjadi pemimpin proyek, serupa dengan memimpin sebuah departemen, dimana kita perlu mengkoordinasi usaha banyak orang dengan latar belakang dan keahlian yang berbeda untuk mendapat hasil keseluruhan terbaik. Namun ada beberapa hal yang berbeda, pertama, dalam proyek, personil dalam tim, mungkin tidak saling mengenal. Kedua, proyek itu unik, karena belum pernah dilakukan sebelumnya,. Ketiga, berbeda dengan kepala departemen, pimpinan proyek tidak memiliki otoritas atau kendali langsung terhadap anggota tim.

Seringkali kita berada pada posisi tanpa kewenangan resmi, bekerja dengan orang-orang yang tidak dapat bekerja sama, sehingga menghadapi derajat ketidak pastian yang tinggi. Karena itu, kita perlu menggunakan senjata andalan yaitu "menggunakan pengaruh untuk mencapai tujuan bersama". Dalam memainkan pengaruh, terdapat dua pilihan, menghabiskan waktu sekedar mengakrabkan diri dengan lingkungan seiring berjalannya proyek, atau membangun pemahaman kita terhadap manajemen proyek sehingga tim yang kita pimpin, segera manjadi produktif.

Sukses tidaknya proyek, dalam batas-batas tertentu, sangat tergantung dari sifat perorangan seperti kejujuran, toleransi terhadap ketidak pastian dan keterbukaan. Namun yang sama pentingnya dengan itu adalah keahlian agar proyek berjalan lancar antara lain bagaimana berkomunikasi intensif (memastikan pimpro, sponsor proyek dan anggota tim mengerti semua batasan dan harapan), membuat dokumentasi tentang proses proyek (tugas, tanggung jawab dan hubungan), dan pemahaman terhadap pelanggan serta kebutuhan bisnis.

Untuk mengembangkan kemampuan memimpin suatu proyek secara efektif maka kita harus :

• Mengembangkan keahlian manajemen proyek (Kecerdasan Intelektual). Pelajari alat bantu untuk merencanakan, mendefinisikan dan menguraikan lingkup pekerjaan, alat bantu untuk penyusunan jadwal, monitoring anggaran,  juga proses penjaminan kualitas hasil pekerjaan.
• Membangun keahlian antar pribadi Anda (Kecerdasan Emosional). Manajemen proyek berkutat dengan penyelesaian pekerjaan melalui orang lain. Bagaimana membangun kerjasama tim, menggunakan pengaruh dan bernegosiasi, berkomunikasi baik lisan maupun tulisan, mengidentifikasi dan menanggulangi resiko serta membangun jaringan kemitraan dari luar organisasi Anda.
• Membangun persiapan mental (Kecerdasan Spiritual). Walaupun kita tidak akan melihatnya diajarkan dalam buku-buku referensi manajemen proyek, faktanya persiapan mental akan terbukti sama pentingnya, bagi kesuksesan kita, setara dengan kecerdasan intelektual dan kecerdasan emosional. Pemahaman yang benar tentang apa yang akan kita hadapi dalam peran baru ini adalah langkah penting menuju kesiapan mental dan tekad menyelesaikan proyek. 

Dengan mengingat sidik, amanah, tabligh dan fathanah, akan merangkum pengetahuan teknis dari seluruh rangkaian tulisan ini.

Serahkan Pada Ahlinya

Pimpinan Proyek sering berada di bawah tekanan untuk menampilkan kinerja yang prima, karena itu sering tergoda untuk melakukan sendiri tugas proyek, biasanya terjadi ketika para anggota tim tidak menyatu. Kita harus belajar menghindari godaan ini karena dua alasan. Pertama, kita bukan orang yang mengetahui segalanya, tim dibentuk karena perusahaan percaya bahwa pencapaian tujuan atau pemecahan masalah tertentu dilakukan paling baik dengan mengumpulkan orang orang yang memiliki kemampuan dan sudut pandang yang berbeda-beda. Kedua, orang-orang bergabung dalam suatu tim dengan harapan mereka berada di sana untuk suatu alasan, bahwa pengetahuan, pengalaman atau keahlian mereka dapat membantu tim tersebut meraih sukses. Jika peluang untuk memberi kontribusi diabaikan, mereka akan merasa dicurangi.

Menemukan keseimbangan yang tepat antara membiarkan orang-orang untuk tumbuh dalam keahlian mereka sendiri dan melangkah masuk untuk menghindari penundaan yang dapat merusak atau untuk menghindari jalan yang salah adalah hal-hal yang sulit yang harus dilakukan oleh manajer proyek. Anda dapat melangkah secara tepat dengan membiarkan orang-orang mengembangkan perasaan memiliki sejak awal. Buatlah anggota tim kita berpartisipasi dalam membentuk jangkauan dan definisi proyek (dalam bernegosiasi dengan sponsor tentu saja).

Seiring dengan kemajuan proyek, kita harus mengambil keputusan bersama sebanyak mungkin, sejauh masih memungkinkan. Biarkan tim memutuskan kapan rapat diadakan, kembangkan rencana untuk merotasi tanggung jawab rapat, kembangkan aturan dasar untuk berpartisipasi, dan delegasikan tanggung jawab proyek. Biarkan tim memutuskan bagaimana membuat keputusan - kapan konsensus diperlukan, kapan harus mendelegasikan pada seorang ahli, dan sebagainya. Kita berada di sana untuk memastikan tidak ada yang terlewat dan menyediakan bimbingan ketika diperlukan.

Membantu memotivasi tidak sulit dilakukan jika kita mampu :

• Menjelaskan bahwa setiap orang itu penting. Jelaskan pada anggota tim tentang tanggung jawab mereka dan bagaimana tugas setiap orang berkontribusi bagi keberhasilan tim. Akui kontribusi yang mungkin biasanya tidak disadari.
• Menyerahkan pekerjaan pada ahlinya. Hindari godaan untuk melakukan micro management (manajemen mikro). Dengan membiarkan orang lain "bermain lumpur" terkadang memberi mereka rasa percaya diri bahwa mereka dapat menyelesaikan masalah sendiri. Tetapkan tujuan yang luas. Alihkan otoritas pengambilan keputusan sedekat mungkin ke garis depan.
• Mengenali kinerja yang bagus. Tentukan standar kinerja yang tinggi. Dalam rapat tim dan dokumentasi tim apa pun (catatan, papan buletin dan sebagainya), pastikan nama-nama anggota tim yang berkontribusi ditampilkan dengan jelas. Sampaikan kinerja yang baik pada sponsor proyek / manajer.

"Bukanlah ide bagus bagi kita, untuk menjelaskan dan merencanakan pekerjaan proyek sendirian, kemudian menyerahkannya pada para anggota tim untuk dilaksanakan. Mereka akan merasa diharuskan menjalankan rencana kita, bukan rencana mereka, dan kemungkinan besar kinerja mereka akan menjadi buruk."

Apa kebutuhan sebenarnya?

Saat proyek dimulai, sudah sewajarnya kita punya gambaran bagaimana proyek akan diselesaikan (beginning with the end on mind). Seiring berjalannya waktu, kita akan menghadapi kenyataan bahwa proyek mengandung ketidak pastian (involve uncertainty) sehinga munculnya masalah tak terduga. Seringkali kebutuhan pengguna, berbeda dengan apa yang telah dipikirkan anggota tim.

Sebagai manajer proyek kita harus memilih : meneruskan rencana semula atau mengubah rencana sesuai kenyataan yang dihadapi. Organisasi yang berhasil, kebanyakan memilih yang kedua. Mereka sadar bahwa dengan memecahkan kebutuhan sebenarnya - masalah yang paling mendasar - akan memberi manfaat yang jauh lebih besar dalam jangka panjang.

Cukup sulit untuk mengenali kebutuhan sebenarnya. Seringkali suatu proyek didefinisikan sebagai solusi bukan sebagai kebutuhan yang harus dipenuhi. Contohnya "memasang lini produksi baru" adalah solusi atas kebutuhan sebenarnya dari "memenuhi kebutuhan pengiriman produk pada pelanggan". Agar efektif, sebagai pimpro, kita harus selalu memahami kebutuhan sebenarnya, karena mungkin saja kita menemukan cara lain dalam memenuhi kebutuhan itu dengan lebih cepat, lebih murah, lebih efisien dan seterusnya, daripada solusi semula. Perusahaan akan senang jika timnya dapat bekerja dua kali lebih cepat tanpa memasang lini produksi baru.

Jika ada usulan solusi, coba ajukan pertanyaan ini pada sejumlah orang : "Mengapa ?" Mengapa proyek itu digambarkan seperti ini? Apa masalah yang coba dipecahkan orang-orang? Pada area mana kinerja tidak mencapai tujuan?

Terkadang pertanyaan-pertanyaan itu beresiko, khususnya pada organisasi di mana data masih belum banyak berperan. Manajer yang mendukung usulan proyek mungkin bertanya-tanya apakah Anda meragukan keputusan yang diambilnya. Atau sebagaian orang mungkin menyangka Anda sedang mengulur waktu.

Untuk mengenali kebutuhan yang sebenarnya dengan mudah, kita perlu  :

• Menyusun dokumen untuk mengenal masalah atau peluang. Gambarkan kesenjangan antara tingkat kinerja sekarang dan dimana seharusnya kita berada. Susunlah daftar pengaruh atas celah ini, termasuk dampaknya pada orang-orang di dalam dan diluar perusahaan. Deskripsikan resiko jika celah tersebut diabaikan dan keuntungan jika celah tersebut diselesaikan.
• Membagikan dokumen tersebut. Gunakan dokumentasi itu sebagai dasar untuk berdiskusi dengan manajer fungsional yang mendukung proyek. Tunjukkan dokumentasi itu sebagai interpretasi kita akan keadaan sekarang dan mintalah masukan serta penjelasan.
• Dapatkan izin untuk berfokus pada kebutuhan sebenarnya. Jika kita terus melangkah tanpa persetujuan, kinerja kita mungkin akan memburuk karena kita tidak mencapai tujuan proyek semula.

"Kita tak akan tahu apakah kita sudah memenuhi kebutuhan sebenarnya, kecuali kita tahu apa kebutuhan itu"

Kick Off Meeting

Atas nama "kecepatan", ketika memulai suatu proyek, kita mendapatkan tekanan dari berbagai pihak yang memiliki mental "Langsung Kerja Saja !” dan meremehkan pentingnya seremoni rapat pembukaan (kick off meeting). Sebagai manjer proyek, kita harus punya keyakinan, bahwa kick off meeting tetap harus dilakukan karena bermanfaat untuk keberhasilan proyek, antara lain :

Pertama, rapat resmi akan memberi sinyal keseluruh perusahaan bahwa proyek ini didukung oleh manajemen, sehingga layak mendapatkan dukungan penuh dari seluruh staf. Kedua, hal itu memberi peluang bagi tim untuk mereview (atau mengembangkan) kontrak proyek, selain penjelasan resmi tentang tujuan proyek akan membentuk tim yang efektif. Ketiga, memberi peluang kepada tim untuk berinteraksi dengan manajemen dan membina hubungan yang nantinya dapat membantu dalam proyek. Keempat, memberi peluang pada tim untuk memutuskan bagaimana mereka akan bekerja. Terakhir, hal itu memberi peluang pada anggota tim untuk saling mengenal secara pribadi dalam situasi santai.

Singkatnya, kick off meeting yang dikelola dengan baik, akan membantu memastika bahwa setiap orang memulai proyek pada titik yang sama dan berjalan menuju arah yang dipahami bersama. Kegagalan dalam memahami harapan manajemen adalah salah satu penyebab terbesar gagalnya suatu proyek. Sebaliknya, jika kita dorong agar setiap anggota tim memiliki waktu untuk membina hubungan antar mereka dan juga dengan manajemen, akan menghasilkan manfaat ketika tim tersebut melewati masa-masa sulit yang umum dihadapi saat melaksanakan proyek.

Agar kick off meeting berhasil, kita harus :

• Mengenali pemangku kepentingan yang harus hadir. Kita harus mengundang anggota tim berikut personil kunci di manajemen yang bertanggung jawab terhadap produk yang dihasilkan proyek. Tergantung dari jenis proyeknya, kita mungkin perlu mengundang karyawan yang bidang kerjanya terkena dampak dari proyek dan/atau yang kebutuhannya akan kita penuhi.
• Rencanakan presentasi manajemen. Tentu saja, kita dapat dapat menyampaikan apa yang kita ketahui tentang kebutuhan manajemen pada anggota tim. Tetapi, akan lebih mantap untuk menekankan komitmen, jika disampaikan langsung oleh seorang manajer. 
• Gunakan waktu secara efektif. Rapat pertama ini akan sangat memengaruhi rapat-rapat mendatang. Gunakan alat-alat bantu rapat—agenda, flip, chart, metode diskusi, dan sebagainya—untuk memastikan waktu sudah digunakan dengan baik.

"Kick off meeting harus didorong untuk menyemangati Tim dan jika berhasil dengan segera memperat hubungan antar personil"

Cek dan Ricek

Ketika suatu gagasan proyek dilontarkan, terkadang ada terbersit kekhawatiran akankah ini menjadi "never ending project" - proyek berlarut-larut tanpa ujung pangkal, dan nantinya kita terpaksa pontang-panting memecahkan masalah demi masalah yang dihadapi.

Sebagai manajer proyek, kita harus cukup bijaksana untuk memeriksa fakta-fakta awal, dengan mengajukan dua pertanyaan utama yaitu apakah masalah itu cukup berharga untuk dipecahkan? Apakah ada solusi yang layak ? Sulit untuk mendapat jawaban di awal proyek, tetapi harus diupayakan untuk membuat perkiraan logis, untuk membantu perusahaan kita, terhindar dari kesia-siaan karena proyek tidak dipedulikan oleh pengguna, atau karena  salah penerapan solusi sehingga menghabiskan banyak biasa saat pelaksanaanya.

Kita harus menjaga sikap kritis, dan menyedikan waktu untuk mereview berbagai temuan yang diperoleh. Frekuensi review tergantung dari sifat proyek yang ditangani. Dengan review meeting, tim proyek akan cepat memahami masalah, sehingga memungkinkan menemukan fakta yang mengejutkan karena sifat alami pekerjaannya, perbedaan kebutuhan pelanggan, perubahan kondisi pasar dan lain-lain. Kita perlu mereview fakta lapangan bersama manajemen secara periodik.

Berikut beberapa hal yang perlu direview, sehingga dapat membantu kita mengetahui apa dan kapan proyek perlu disesuaikan :

• Review definisi masalah.  Review detail harus dilakukan secepat mungkin, ketika tim mengalami kendala, tantangan, kesempatan, perubahan biaya dan perubahan keuntungan. Serahkan data pada manajemen untuk mendapat persetujuan apakah proyek dilanjutkan sesuai rencana atau disesuaikan dengan kenyataan yang dihadapi.
• Review solusi. Review solusi harus fokus pada kelayakan. Bisakah solusi itu dikerjakan? Dapatkah target terpenuhi dengan solusi itu? Apakah bisa tercapai jadwal yang disepakati? Gunakan penelitian pasar, uji langsung, pembuatan prototipe, dan/atau simulasi untuk membantu menjawab semua pertanyaan itu.
• Review sebelum implementasi. Pada titik ini, Anda seharusnya telah memahami biaya penerapan dan risiko jika tidak adanya tindakan. Berilah manajemen peluang untuk mengkaji ulang informasi tersebut dan diskusikan pengaturan waktu serta rencana untuk mengurangi risiko.

Stop Proyek Tak Berguna

Sebagian besar tujuan proyek adalah mencapai hasil bisnis, yakni mendapatkan manfaat dari investasi yang ditanamkan. Namun, seringkali manajemen berdiam diri, membiarkan proyek yang telah disetujui, berjalan terus tanpa ada evaluasi terhadap perkiraan nilai akhirnya. Hasilnya terkadang proyek yang tak menguntungkan, diteruskan sampai selesai sehingga mengakibatkan kesia-siaan biaya dan waktu.

Mentalitas ketakutan mengevaluasi, sangat membahayakan, karena berbagai hal dapat berubah selama proyek berlangsung. Contohnya, mungkin tim proyek menemukan, bahwa dibutuhkan waktu atau biaya dua kali lebih banyak untuk mencapai target keuntungan, solusinya mungkin hanya akan berpengaruh pada satu segmen pelanggan, perubahan kebutuhan pelanggan, atau kita menjumpai peluang yang lebih besar.

Dalam jangka panjang, perusahaan kita menjadi lebih baik dalam jangka panjang, jika dilakukan review meeting untuk mengevaluasi kembali rencana bisnis proyek tersebut. Itu berarti melakukan penilaian ulang secara lengkap seluruh investasi (waktu, uang, karyawan, peralatan, materi, dan lain-lain) dan seluruh manfaat bisnis yang diperoleh (kepuasan pelanggan, penetrasi pasar yang meningkat, pendapatan yang lebih tinggi, limbah berkurang, turunnya biaya operasional dan sebagainya). Review harus muncul dalam setiap tahap utama proyek: setelah analisis kebutuhan, setelah pengumpulan data, setelah penetapan solusi, dan sebelum implementasi penuh.

Untuk memaksimalkan manfaat dari investasi proyek yang dilakukan, maka :

• Waspadai perubahan penting. Adalah kesalahan jika berasumsi bahwa perkiraan hasil di awal proyek, sama dengan akhirnya. Jangan lupa bahwa proyek selalu mengandung ketidak pastian, terkadang ada perubahan kebijakan bisnis, sehingga sangatlah wajar ada penyesuaian terhadap rencana awal proyek.  Perlu dilakukan evaluasi ulang ketahanan ekonomis dari setiap proyek secara berkala.
• Hindari istilah kegagalan. Di banyak organisasi, penghentian proyek sejak dini dipandang sebagai kegagalan. Sebaliknya, penghentian proyek karena alasan yang tepat itu merupakan kecerdasan manajemen, sehingga memungkinkan untuk mengalihkan sumber daya pada usaha dengan prioritas lebih tinggi. 
• Jangan membiarkan kelembaman. Proyek mungkin menciptakan kelembaman. Diawal proyek, sudah dibangun rasa memiliki pada seluruh tim juga project sponsor, sehingga muncul semangat bahwa “kita harus memperjuangkan proyek ini sampai selesai”. Hargailah perasaan ini, namun kita harus berusaha juga mengungkap kenyataan walau pahit, mencari data benefit cost ratio nya, sehingga memiliki alasan yang kuat jika proyek harus dihentikan.

Proyek adalah investasi yang dibuat perusahaan anda, dari mana mereka mengharapkan laba….Investasi kadang memburuk. Dalam beberapa kasus,  suatu proyek harus dihentikan, walaupun dalam kebanyakan kasus tidak.

Susun Rencana Proyek

Salah satu tanggung jawab seorang project manager adalah mengatur secara aktif bagaimana proyek diselesaikan. Kemampuan kita untuk proaktif agar proyek tetap pada jalurnya, memungkinkan kita untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan tepat biaya.

Landasan untuk manajemen yang proaktif adalah disusunnya sebuah rencana proyek (project plan) yang menjabarkan harapan yang ditetapkan bersama. Dokumen tertulis project plan itu, bisa menjadi alat bantu komunikasi dan pembelajaran. Ketika tim melupakan apa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap komitmen tertentu, kita bisa mengacu pada dokumen tertulis yang sudah disusun. Dengan project plan, kita bisa mengetahui sumber daya yang dibutuhkan dan kapan diperlukannya. Anggota tim juga dapat mengatur pekerjaan mereka sendiri, karena mengetahui persis apa yang diharapkan dari mereka. Rencana proyek juga memudahkan anda untuk membandingkan rencana dengan realitas yang dihadapi, sehingga kita dapat membuat penyesuaian yang diperlukan, juga pembelajaran sehingga rencana ke depan disusun dengan lebih realistis.

Untuk proyek yang singkat, dan melibatkan tim yang kecil, rencana tertulis tersebut dapat dilakukan secara sederhana. Gunakan Gantt Chart yang dapat menggambarkan aktifitas-aktifitas utama dan kerangka waktunya, juga informasi siapa yang bertanggung jawab terhadap aktifitas tersebut. Proyek yang lebih kompleks membutuhkan alat bantu perencanaan yang lebih rumit, frekuensi penyusunan jadwal yang lebih tinggi dan perangkat lunak khusus untuk mencatat aktifitas yang sudah selesai, perubahan sumber daya atau informasi baru yang menyebabkan perubahan rencana.

Bagaimana menyusun rencana proyek yang bermanfaat :

• Mulai dengan diagram jaringan.  Mengenali berbagai aktifitas proyek dan hubungan satu dengan lainnya, bukan hanya urutan penyelesaiannya (tugas apa yang dijelankan pertama, kedua dst), tetap juga ketergantungan nya dengan tugas lainnya (tugas apa yang bisa dimulai, kalau tugas lain sudah selesai).
• Susun rencana pengendalian. Perkirakan durasi semua tugas yang ada dalam diagram jaringan, setelah menilai ketergantungan, tambahkan kerangka waktu yang memuat tanggal spesifik tentang kapan aktifitas dimulai dan diakhiri. Dengan cara ini, kita dapat mengendalikan jadwal kerja.
• Kenali jalur kritis. Jika mungkin, kita gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengenali rangkaian tugas yang saling berhubungan dimana, dimana jika ada keterlambatan pada satu tugas, akan menyebabkan penyelesaian proyek menjadi mundur.

"Keluaran utama dari bagian proses perencanaan ini adalah jadwal seluruh aktivitas berdasarkan kerangka waktu yang akan digunakan oleh tim, sebagai peta untuk melaksanakan pekerjaan dan akan digunakan untuk memastikan pekerjaan itu selesai tepat waktu"

Dinamika Tim Kerja

Ketikda tim proyek mulai dibentuk, setiap orang akan terbetik pemikiran pada mereka sendiri,  “Apa yang dapat saya peroleh ?” dan “Apa yang diharapkan dari saya?”. Seiring berjalan waktu, mereka akan berfikir sebagai anggota tim “Bagaimana kami akan menyelesaikan pekerjaan ini ?”

Membantu tiap personil saat transisi dan individu ke anggota tim adalah bagian dan tanggung jawab kita sebagai manajer proyek. Dengan mengenali harapan individual mereka, akan mengurangi kegelisahan sekaligus membuka pintu hati agar mereka mulai berfikir sebagai anggota tim. Kita harus menjaga suasana, sehingga tim kerja merasa nyaman dalam menyumbang gagasan dan opini.

Tim yang baik akan terbentuk dengan menjaga keseimbangan sehingga seluruh anggota tim berkomitmen menggunakan talenta dan keahlian individual mereka untuk mendukung tugas tim kerja. Upaya menjaga keseimbangan ini tidak selalu mudah. Kita tidak boleh membiarkan seorang individu mendominasi sehingga tim tidak dapat membuat kemajuan, sementara itu kita juga mau anggota tim berfikir secara mandiri sehingga jalannya proyek bergerak secara otomatis. Kita perlu mengembangkan keahlian sebagai seorang pemimpin dan fasilitator yang dibutuhkan untuk membantu tim berkembang sebagai satu kesatuan.

Kita harus menghindarkan diri dari aktivitas membangun tim dengan sembrono dan tak berkaitan dengan tugas proyek. Sebaliknya, rangkaikan aktifitas tim kerja untuk menghasilkan hal yang bermanfaat, misalnya untuk mendorong sumbang saran (brainstorming) seputar pelanggan dan kebutuhan mereka.

Beberapa tips untuk membangun jembatan sebagai individu dan sebagai anggota tim :

• Aturlah pembagian kerja dalam rapat tim. Pada rapat awal tim, jelaskan tujuan proyek dan jelaskan bagaimana hasilnya akan menguntungkan perusahaan, pelanggan, dan partisipan Iainnya. Perjelas anggota tim mana yang akan memenuhi tugas apa.
• Temui anggota tim secara perorangan. Jelaskan pada masing-masing orang mengapa ia dipilih untuk melakukan proyek ini dan kontribusi apa yang kita harapkan dari masing-masing orang. Diskusikan masalah atau batasan yang kemungkinan mereka akan temui.
• Jaga agar perbedaan individu tetap terlihat. Menginginkan tim bekerja dengan baik sebagai satu kesatuan bukan berarti menghilangkan pernyataan tidak setuju atau adu pendapat. Faktanya sungguh berlawanan. Pastikan setiap individu merasa nyaman dalam menyatakan sudut pandang, kalau tidak mereka tidak akan pernah benar-benar merasa sebagai anggota tim.

"Membangun tim memiliki arti lebih dari sekedar makan pizza bareng … Pengembangan tim dikatakan berhasil jika anggotanya dapat memahami satu dengan yang lain saat proyek berjalan"

Kesempatan Belajar *

Terdapat celah mendasar antara tingkat kepastian yang diharapkan manajernen dan ketidakpastian yang melekat pada proyek. Di satu sisi, manajemen ingin membuat keputusan yang baik tentang cara menginvestasikan sumberdaya berharga. Di sisi lain, alasan diluncurkannya sebuah proyek adalah penyampaian suatu kebutuhan atau masalah yang cara penyampaiannya masih belum diketahui oleh perusahaan Anda.

Jadi, bagaimana mungkin Anda memberikan kepastian tanpa berkomitmen pada tujuan, target, anggaran, dan sebagainya, yang men jadi tidak berguna justru ketika Anda mengetahui lebih banyak? Melakukan hal ini dapat menjadi salah satu poin tersulit dalam proyek mana pun.

Sebagian solusi terletak pada pengembangan mentalitas “fase”, di mana rencana dan perkiraan Anda dibagi menurut fase proyek sehingga tingkat ketidakpastian akan meningkat seiring dengan lebih jauh Anda mengerjakan proyek terscbut.

Misalnya. pada awalnya, Anda lumayan yakin tentang investasi (waktu, uang) yang diperlukan untuk membentuk tim, mengadakan rapat pertama, dan melakukan eksplorasi awal. Karena Anda tidak mengetahui hasil yang akan muncul dan eksplorasi itu, Anda merasa tidak pasti tentang apa-apa yang dibutuhkan untuk membuat solusi, dan biaya dan semua solusi itu. Setelah Anda menyelesaikan eksplorasi awal, Anda akan mendapat gambaran yang jauh lebih jelas tenting solusi macam apa yang Anda perlu selidiki dan sumberdaya apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan penyelidikan itu.

Untuk mengarahkan Anda inelewati ketidakpastian awal, tetapi menghindar dan anggapan tidak kompeten:

Cocokkan detail rencanan dengan tingkat ketidakpastian. Sederhanakan rancangan pertama jadwal dan anggaran Anda. Bagilah pengaturan waktu dan anggaran berdasarkan fase-fase proyek. Ini juga berlaku untuk grafik. Hindari rencana atau grafik yang mengindikasikan tingkat pengetahuan yang Iebih tinggi daripada yang Anda miliki saat itu.

Ciptakan jangkauan. Semakin Anda merasa tidak pasti, semakin lebar jangkauan perkiraan Anda. Semakin banyak yang Anda pelajari, semakin persis Anda dapat memproyeksikan masa depan dan semakin Anda dapat mempersempit perkiraan Anda.

Jadwalkan rapat “persetujuan fase”. Bekerjasamalah dengan manajemen untuk memutuskan kapan mereka ingin meninjau proyek. Pastikan mereka mengerti bahwa setiap persetujuan hanya menyinggung kapan fase berikut selesai. Jadi, persetujuan fase pertama mungkin berarti, “Selidiki masalah mi, lalu temui kami lagi.” Persetujuan fase kedua mungkin berarti, “Kerjakan solusi ini , lalu temui kami lagi.”

Tingkatkan detail pada semua dokumen anda harus mencerminkan tingkat pengetahuan dan kepastian Anda.

Gagal Merencanakan = Merencanakan Kegagalan

Beberapa manajer proyek bekerja untuk perusahaan yang memiliki standar dan prosedur yang pasti dalam melaksanakan pekerjaan proyek. Tetapi, banyak dan kita bekerja di perusahaan yang memiliki dokumentasi minimal atau, lebih buruk lagi, tidak ada prosedur resmi sarna sekali.

Entah Anda adalah manajer proyek beruntung yang akan memiliki dasar kuat atau Anda adalah salah satu orang yang memulai dan nol, Anda perlu menyiapkan pedoman spesifik untuk setiap proyek yang Anda tangani. Pikirkan pedoman itu sebagai rencana konfigurasi, suatu deskripsi tentang bagaimana Anda akan berbisnis dalam proyek itu.

Unsur dasar rencana konfigurasi adalah apa yang Anda harapkan: deskripsi tentang siapa yang harus terlibat dalam perencanaan, pendekatan penjadwalan, metode mcnyiapkan perkiraan (biaya, waktu, dan sumberdaya), daftar dokumen

perencanaan dan manfaatnya, serta deskripsi tentang bagaimana dan seberapa sering Anda akan memeriksa kemajuan. Anda harus mernasukkan rencana komunikasi: para pemegang kepentingan yang perlu dijaga dan pengaturan waktu serta metode untuk menghubungi mereka.

Satu hal yang memisahkan manajer proyek yang efektifdengan manajer proyek yang relatif tidak efektif adalah seberapa besar pemikirari yang mereka masukkan dalam dokumentasi dan komunikasi sejak awal proyek.

Ada banyak dokumentasi yang dapat Anda kembangkan. Tetapi hindari kelebihan—lakukan saja apa yang masuk akal dan memberi nilai tarnbah. Dokurnentasi, seperti komunikasi, jauh lebih sulit untuk dilakukan dengan baik sampai Anda memiliki pengalaman. Pastikan Anda memeriksa prosedur di perusahaan Anda yang telah didokumentasikan. Bagikan informasi prosedur ini dengan tim.

Untuk mengernbangkan perencanaan konfigurasi Anda, bagilah pekerjaan menjadi tiga bagian:

Rencanakan pendekatan. Apakah pendekatan umum yang terbaik untuk organisasi Anda (Cek silang semua prosedur.) Apakah cara terbaik untuk mendefinisikan jangkauan? Perkirakan usaha, durasi, dan biaya. Apakah perusahaan Anda menggunakan ringkasan grafis kerangka waktu?

Rencanakan pelaksanaan dan kendala Bagaimana Anda akan mengukur dan menguji kemajuan? Apa yang memicu “perubahan”, yang perlu dilaporkan? Persetujuan apa yang dibutuhkan? Pedoman rapat tim dan kolaborasi tim seperti apa yang Anda ingin agar dibuat dan dipatuhi?

Rencanakan komunikasi dan kebutuhan anggota tim. Metode apa yang dipilih untuk mendokumentasikan pembagian kerja dan tanggung jawab? Area mana yang harus digunakan untuk mengembangkan harapan yang saling menguntungkan antara Anda, tim, dan manajemen? Proses apa yang perlu Anda jalani untuk menjamin stafmeluangkan waktu untuk proyek tersebut?

Patut diakui, dokumentasi membutuhkan upaya besar, tetapi jikia dilakukan dengan benar dapat lebih berperan sebagai teman daripada lawan.